Bạn có bao giờ cảm thấy bị áp lực vì khối lượng công việc hằng ngày ngày một nhiều lên?
Mỗi ngày, bạn tràn ngập trong những tệp tài liệu dày cộm, biểu đồ, báo cáo với những con số hỗn độn và các cuộc họp không ngừng nghỉ, đặc biệt vào các sự kiện quan trọng của công ty.
Cảm giác bị mất tập trung và gò bó với khối lượng công việc khổng lồ không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc mà còn làm giảm động lực và sức khỏe tinh thần của bạn.
Làm sao để đơn giản hóa công việc cá nhân và tạo ra động lực để vượt qua thách thức này và xây dựng cách thức quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả?
Nguyên nhân chủ yếu của áp lực xuất phát từ sự tăng lên và phức tạp hóa của công việc và yêu cầu kết quả sản phẩm ngày càng khắt khe từ công ty. Khó khăn trong công việc và sự quản lý không hiệu quả có thể dẫn đến tình trạng quá tải và mất tập trung.
Khi bạn nhìn vào tổng thể các công việc, bạn thường sẽ không biết bắt đầu từ đâu và cảm thấy dường như không đủ thời gian để hoàn thành mọi thứ.
Quy trình làm việc của chúng ta đôi khi cũng gây ra sự mất tập trung đáng kể. Các tác động bên ngoài như cuộc họp đột xuất, tin nhắn, cuộc gọi điện thoại không chỉ làm mất tập trung mà còn làm gián đoạn quá trình làm việc của chúng ta.
Mỗi khi bị ngắt quãng, bạn phải mất thêm thời gian để trở lại trạng thái tập trung sâu vào công việc (deep-work). Đôi khi, bạn mất luôn cảm hứng để tiếp tục làm việc.
Cách để bạn vượt qua các trở ngại trên và quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả?
Dưới đây là một số hướng dẫn đơn giản để bạn áp dụng:
- Xác định ưu tiên: Đầu tiên, bạn cần xác định công việc quan trọng nhất và ưu tiên chúng trong thời gian lý tưởng nhất trong ngày. Đây là khoảng thời gian mà bạn có sự tập trung cao độ nhất. Điều này giúp bạn tập trung vào những công việc cốt lõi và không phải lo lắng về những công việc không quan trọng trong giai đoạn này.
- Lập kế hoạch mỗi ngày: Hãy viết ra lịch trình hằng ngày và xác định thời gian cụ thể cho mỗi công việc. Bằng cách này, bạn có thể làm việc theo kế hoạch và không bị lạc hướng bởi các công việc khác.
- Sử dụng kỹ thuật quản lý thời gian: Có rất nhiều kỹ thuật quản lý thời gian như kỹ thuật Pomodoro, kỹ thuật 80/20 và kỹ thuật Eisenhower. Hãy tìm hiểu về các kỹ thuật này và đưa chúng vào thực tế để tăng cường hiệu suất làm việc của bạn.
- Loại bỏ các gián đoạn: Hãy tắt thông báo từ email, điện thoại di động và các ứng dụng truyền thông xã hội khi bạn làm việc. Điều này giúp bạn tránh bị gián đoạn và tập trung vào công việc của mình.
- Làm việc theo nhóm (Teamwork): Nếu có thể, hãy làm việc cùng một nhóm chung chí hướng với bạn để phân chia công việc và cùng nhau hoàn thành mục tiêu. Nhóm làm việc hiệu quả sẽ giúp giảm áp lực cho từng thành viên và công việc được thuận tiện hơn.
- Đặt mục tiêu cụ thể: Đặt mục tiêu cụ thể cho mỗi công việc và đảm bảo rằng bạn tiến triển theo đúng kế hoạch. Mục tiêu càng cụ thể giúp bạn càng dễ theo dõi tiến độ hoàn thành công việc và tạo ra cảm giác chủ động và kiên nhẫn.
- Nghỉ ngơi và thư giãn: Đừng quên relax bản thân sau quãng thời gian deep-work. Khi bạn làm việc liên tục mà không nghỉ ngơi, bạn sẽ cảm thấy kiệt sức và không hiệu quả. Hãy cắt giảm các giờ làm việc liên tục và sử dụng thời gian nghỉ ngơi để tái tạo năng lượng.
Đó là một số hướng dẫn cơ bản để bạn có kế hoạch quản lý thời gian của mình hợp lý hơn và vượt qua thách thức hằng ngày. Tất nhiên, mỗi người có một phong cách làm việc riêng và bạn có thể tìm những phương pháp tốt nhất phù hợp với bạn.
Hãy nhớ rằng việc tăng cường hiệu suất công việc là cả một quá trình dài và nó yêu cầu sự kiên nhẫn của bạn.
Và nếu bạn cần sự hỗ trợ gia tăng năng suất trong công việc hoặc cuộc sống thì xin giới thiệu Together – Quản Lý Thời Gian, Nâng Hiệu Suất Làm Việc
Quản lý thời gian và năng suất là thách thức lớn trong thế giới làm việc hiện đại. Together, phần mềm quản lý công việc, được thiết kế để giải quyết điều này.
Với khả năng tập trung cao và sắp xếp công việc hiệu quả, Together giúp bạn tận dụng từng khoảnh khắc làm việc.
– Thời Gian: Together cho phép bạn phân loại và ưu tiên nhiệm vụ một cách chính xác, giúp bạn làm việc thông minh hơn, không chỉ chăm chỉ hơn.
– Tăng Cường Sự Tập Trung: Loại bỏ xao nhãng và tập trung vào những gì quan trọng, Together mang lại môi trường làm việc tối ưu cho hiệu suất cao.
Together không chỉ là một công cụ; nó là đối tác đáng tin cậy giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh chóng và hiệu quả. Hãy để Together biến mỗi ngày làm việc của bạn thành một hành trình hiệu quả và ý nghĩa.
Nguồn tham khảo:
– “Tips for Managing a Heavy Workload” by Mind Tools, https://www.mindtools.com/pages/article/managing-heavy-workload.htm
– “How to Deal With a Heavy Workload” by Mark Goulston, M.D., https://www.psychologytoday.com/us/blog/just-listen/201303/how-deal-heavy-workload